怎样计算节省的时间和项目收益

先记录整项工作需要多少时间

从员工收到任务开始计时，直到资料检查完成、结果能够使用为止。找资料、核对、返工和处理例外，都属于工作量。

选择一段能够代表正常业务的周期，记录任务数量和耗时。上线后用相同的起止点比较，同时记录业务量是否变化。这样才能区分系统改善与工作量减少带来的差异。

用一组预算假设演算

以下假设用于估算释放的员工时间，以及按小时成本计算的产能价值：

• 每月 240 份文件，原流程每份 12 分钟，共 48 小时。
• 新流程每份处理 3 分钟、复核 2 分钟，共 20 小时。
• 额外异常处理每月 4 小时，新流程合计 24 小时。
• 每月释放 24 小时。按假设的每小时 NZ$50 计算，对应 NZ$1,200 的产能价值。

员工可以把这些时间用于其他工作。经营者还要确认，这些工作是否确实需要做，是否有足够业务量，以及能产生什么结果。

把运行费用放进同一笔账

继续假设软件与运行费用为每月 NZ$400，则上述产能估值扣除这项费用后为 NZ$800／月。一次性实施费需要与预计使用周期、后续工作量一起比较。

若还需要每月 NZ$1,500 的顾问支持，月支出会达到 NZ$1,900，高于这组假设中的 NZ$1,200 时间价值。按这个工作量，仅靠节时不足以支持该方案，需要缩小支持范围或找到其他能够衡量的收益。

现金支出和服务质量各记一项

现金节省应查看加班、外包或其他实际支出减少了多少。员工在原有工时内处理更多工作，则记录为处理能力增加，并跟踪新增工作的完成情况。

服务质量可以记录错误率、完成率、客户响应时间或准时交付率。每项都要有清楚的统计口径。把这些指标与运行费、复核时间一起看，才能决定继续使用、调整范围，还是停下这项投入。